Sistem Informasi Perpustakaan MM UGM???

Artikel ini akan mencoba untuk menganalisa system informasi di kampus tercinta Magister Manajemen Universitas Gadjah Mada (MMUGM) terutama sistem informasi perpustakaannya. Menurut SIM kampus, Sistem Informasi Perpustakaan dibangun sebagai sistem yang bisa berdiri sendiri tetapi tetap bisa diintegrasikan secara utuh dalam Sistem Informasi Manajemen Kampus (SIMKA). Dengan demikian Sistem Informasi Perpustakaan ini bisa dijalankan tanpa SIMKA ataupun dengan SIMKA. Fitur-fitur dalam Sistem Informasi Perpustakaan adalah :

1. Portal Perpustakaan, yang berisi Profil Perpustakaan, Info Fasilitas, Berita dan Artikel, Agenda/Kalender Kegiatan, Galeri Foto, dan Buku Tamu.
2. Sistem Katalog yang terdiri dari Pengelolaan katalog perpustakaan dan Manajemen Arsip Digital termasuk print-out database katalog dalam berbagai format.
3. Sistem Transaksi Keanggotaan yang terdiri dari Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian buku, sistem denda, dan pencetakan kartu anggota

Sistem informasi perpustakaan MMUGM terdiri atas tiga komponen (surahyo’s blog) yaitu:

1. Business Process, dimana perpustakaan MMUGM merupakan pendukung bagi semua mahasiswa MMUGM untuk mencari referensi yang berupa buku, jurnal, artikel, tesis dan termasuk non profit orientation. Meskipun dikatakan sebagai pendukung namun merupakan bagian yang sangat penting sehingga peningkatan kualitas pelayanan sangat diperhatikan.
2. Information Technology yang terdiri atas hardware, software, network, database dan saat ini telah dimiliki oleh perpustakaan MMUGM.
3. People, semua pihak yang berkaitan dengan system informasi perpustakaan MMUGM antara lain mahasiswa, pengelola system, dan para petugas perpustakaan.

Dalam system informasi, pengelolaan data merupakan salah satu factor penting dalam kesuksesan sistem informasi. Menurut E. Wainright Martin dan teman-temannya dalam buku Managing Information Technology, prinsip-prinsip pengelolaan data (principles in managing data) adalah sebagai berikut:

1. Kebutuhan untuk mengelola data secara permanen
2. Data dapat ditampilkan sesuai dengan level yang membutuhkannya
3. Aplikasi software harus terpisah dari databasenya (Application software should be separate from the database)
4. Aplikasi software dapat diklasifikasikan berdasarkan bagaimana mereka mengelola data
5. Penggunaan software harus dapat mempertimbangkan data yang benar-benar berguna bagi proses bisnis
6. Tidak adanya duplikasi data (data should be captured once)
7. Harus ada standar data yang tepat karena data yang sama dan mirip digunakan oleh berbagai macam aplikasi software dimana data harus dapat di identifikasi dan mendefinisikan secara jelas sehingga pengguna dapat mengetahui secara tepat data yang mereka butuhkan.

Pengelolaan sistem informasi ternyata tidaklah sesederhana yang terlihat karena melibatkan ketiga komponen diatas. Nach bagi yang sering menggunakan dan berhubungan dengan layanan perpustakaan MMUGM pasti akan merasakan bahwa pelayanan tidak efektif dan efisienb bahkan setelah terjadi perubahan atau konversi dari manual ke otomatisasi walaupun itu masih terbatas untuk beberapa hal. Namun disini akan lebih difokuskan pada apa yang dilihat oleh para mahasiswa sebagai konsumen atau user yaitu:

1. Pada absensi untuk masuk ke perpustakaan yang semula masih menulis di buku tamu dan sekarang sudah berubah komputerisasi dengan memasukkan nomor registrasi mahasiswa
2. Penggunaan Barcode untuk lebih memudahkan, mempercepat kerja petugas untuk mengidentifikasi buku serta ketepatan data. Menurut berbagai sumber yang saya baca, Barcode pertama kali diperkenalkan oleh dua orang mahasiswa Drexel Institute of Technology Bernard Silver dan Norman Joseph Woodland di tahun 1948. Barcode adalah informasi terbacakan mesin (machine readable) dalam format visual yang tercetak. Ada 3 tipe barcode yang banyak digunakan, yaitu Linear barcode, Stacked Barcode dan 2D barcodes. Dalam bidang perpustakaan umumnya menggunakan linear barcode, termasuk untuk kode ISBN (International Standard Book Number). Barcode digunakan untuk mewakili data inventaris nomor induk buku. Alat yang digunakan untuk mengidentifikasi kode-kode garis visual barcode disebut barcode scanner. Perangkat ini dengan cepat membaca fragmen terang gelap pada barcode yang tercetak di kertas dengan sangat cepat dan akurat. Barcode scanner adalah sebuah alat input data yang meminimalkan intervensi manusia sebagai operatornya.
3. Katalog buku dengan sistem komputerisasi untuk internal perpustakaan dan ketersedianya online public access catalog untuk mempermudah bagi mahasiswa dan dari pihak luar untuk melihat apakah buku yang mereka cari tersedia di perpustakaan MMUGM. Disini juga tersedia jurnal-jurnal dari berbagai sumber dimana MMUGM bekerjasama dengan EBSCO.Katalog berasal dari bahasa Latin “catalogus” yang berarti daftar barang atau benda yang disusun untuk tujuan tertentu. Menurut ilmu perpustakaan, katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun secara sistematis, sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan dan dimana koleksi tersebut dapat ditemukan. Sedangkan pengertian katalog induk (union catalog) sangat berkaitan erat dengan kerjasama pengkatalogan (cooperative cataloguing). Cooperative cataloguingsesuai dengan istilahnya merupakan kerjasama antar perpustakaan dalam pengerjaan katalog dan hasilnya adalah katalog induk. Jadi secara ringkas dapat dikatakan bahwa katalog induk merupakan hasil kerjasama dalam pengerjaan katalog oleh beberapa perpustakaan atau penyatuan dari beberapa katalog perpustakaan.

Tujuan dari perubahan system di atas agar nilai pelayanan akan lebih baik, namun mungkin beberapa teman pernah mengalami kejadian yang akan menimbulkan pertanyaan apakah perubahan sistem tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Fakta yang pernah terjadi adalah sebagai berikut:

• Beberapa waktu yang lalu, seorang teman pernah mengalami kejadian dimana waktu absensi untuk masuk ke perpustakaan ternyata nomor registrasinya menampilkan dia sebagai mahasiswa akhir pekan. Kenapa hal ini bisa terjadi? apakah data mahasiswa di kampus dengan di perpustakaan tidak terintegrasi? sehingga kejadian kesalahan memasukkan data tersebut bisa terjadi. Seharusnya data kemahasiswaan terintegrasi dengan perpustakaan sebab keakuratan data dapat terjaga (meminimalisasi kesalahan) dan akan lebih efisien serta efektif.
• Kejadian lain dimana ada mahasiswa yang tercatat masih meminjam buku padahal dia sama sekali tidak pernah meminjam di perpustakaan. Untung saja setelah klarifikasi ternyata memang ada kesalahan pemasukkan data….tapi kok bisa ya hal ini terjadi? apakah terjadi duplikasi nama atau no registrasi??
• Pernah juga terjadi dimana waktu akan meminjam buku, petugas yang memasukkan mengalami kesulitan dalam menggunakan barcode scanner sehingga pada akhirnya petugas tersebut memilih secara manual dan ternyata tidak semua petugas perpustakaan mengerti prosedur pencatatan untuk peminjaman dan pengembalian buku. Seharusnya sebelum terjadai perubahan system, perlu adanya sosialisasi, pelatihan, pengawasan, dan konsultasi yang melibatkan semua elemen.
• Klo ini merupakan pengalaman pribadi, beberapa waktu yang lalu saya mencari buku untuk bahan kuliah. Ketika saya mencari di catalog computer tertulis bahwa buku tersebut tersedia dan terdapat di rak no 10, segera saja saya mencarinya di rak no 10, namun setelah beberapa saat ternyata tidak ketemu. Alhasil setelah saya cari di semua rak, akhirnya buku itu ketemu juga di rak no 19 (capek dech)...mungkin ada mahasiswa yang ingin mengembalikan buku namun salah tempatnya, padahal sudah tertulis bahwa buku yang sudah diambil tidak usah dikembalikan..atau mungkin petugasnya yang salah mengembalikan??? Namun dari itu semua saya patut acungkan jempol bagi para petugas yang sangat ramah dan mau membantu jika saya mengalami kesulitan, apalagi beliau-beliau ini sangat hafal tata-letak bukunya sehingga kadang bila malas untuk melihat catalog maka langsung saja saya tanya pada para petugas karena dijamin akurat dan juga hemat waktu…Dilain waktu, saya pernah mencari buku di catalog juga, ternyata buku tersebut tidak ada keterangannya sama sekali..Yah mungkin database-nya baru dalam tahap pengembangan atau istilahnya “under development”
• Yang terakhir tentang catalog online, mari coba kita lakukan benchmarking antara website perpustakaan Universitas Islam Indonesia (UII) dan MMUGM. Terlihat bahwa di website UII menampilkan informasi buku secara lebih detail yaitu tentang keadaan buku, jumlah buku, serta apakah buku tersebut dipinjam atau tidak. Informasi yang terdapat di perpustakaan UII sangat membantu bagi mahasiswa atau bagi pihak lain yang ingin membaca serta meminjam buku karena mengetahui apakah buku tersebut ada atau sedang dipinjam. Kan kasihan juga klo sudah jauh-jauh datang ternyata buku yang ingin dibaca ternyata sedang dipinjam…. Sedangkan di website MMUGM hanya memperlihatkan judul serta pengarangnya saja meskipun untuk catalog yang berada di dalam perpustakaan sudah menampilkan hal yang sama dengan perpustakaan UII....

Dari kejadian diatas maka dapat dikatakan bahwa pengelolaan system informasi di perpustakaan MMUGM masih belum optimal. Dengan penulisan artikel ini, semoga menjadi suatu wacana bagi semua pihak kususnya para pengelola guna peningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan MMUGM. Akhirnya…. Go…Go…Go… MM UGM…